Wet identificatieplicht
De Wet op de uitgebreide identificatieplicht trad op 1 januari 2005 in werking.Vanaf deze datum moet iedereen in Nederland van 14 jaar en ouder een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen als politie of andere toezichthouders daar om vragen. In de praktijk betekent dit dat iedereen van 14 jaar en ouder altijd een geldig identiteitsbewijs bij zich moet dragen.
De identificatieplicht valt voor werkgevers uiteen in een drietal verplichtingen:
Verificatieplicht
Verificatieplicht houdt voor werkgevers in dat zij de identiteit van hun werknemers moeten verifiën bij indiensttreding. Dit betekent dat u bij indiensttreding van een nieuwe werknemer altijd naar een geldig, origineel identiteitsbewijs moet vragen. De werknemer is verplicht u dit te tonen.
Ook als u vreemdelingen inhuurt als uitzendkrachten of van een onderaannemer (bijvoorbeeld personeel voor catering, schoonmaak of beveiliging) bent u verplicht naar dit identiteitsbewijs te vragen.
Het is overigens aan te bevelen bij uitzendkrachten of ingehuurd personeel in alle gevallen om een identiteitsbewijs te vragen. Dit kan de duur van mogelijke controles door de bevoegde instanties drastisch bekorten.
De werknemer moet tevens in het bezit zijn van een geldig sofi-nummer. Indien het sofinummer daarop is vermeld, is het verstandig dit nummer over te nemen van het identiteitsbewijs (bijvoorbeeld het Nederlands paspoort of de Nederlandse identiteitskaart).
Bewaarplicht
Van het identiteitsbewijs maakt u zelf een kopie.
Vervolgens bent u verplicht de kopieëvan deze documenten in uw administratie op te nemen en te bewaren, zodat u bij controles de gevraagde inlichtingen kunt verstrekken. Ook het nummer en de aard van dit bewijs (ofwel welk soort) moet u in uw administratie opnemen en tot vijf jaar na het einde van het dienstverband bewaren. De controlerende instanties moeten deze administratie op de werkplek kunnen raadplegen. Op het moment van indiensttreding (verificatie) moet het document geldig zijn. U bent niet verplicht om een geldig document in uw administratie te bewaren.
Zorgplicht
U moet al uw werknemers erop wijzen dat ze tijdens hun werkzaamheden een origineel identiteits-bewijs bij zich moeten dragen. Uitsluitend voor de identificatie op de werkplek mag ook gebruik worden gemaakt van een Nederlands rijbewijs.
De zorgplicht betekent tevens dat u, in geval van controle, uw werknemers in de gelegenheid moet stellen om aan hun identificatieplicht te voldoen. Dit kan inhouden dat zij tijdelijk de werkplek moeten verlaten om bijvoorbeeld elders in uw bedrijf het document te kunnen pakken. In uw organisatie moet u maatregelen en voorzieningen treffen voor het bewaren van de identiteitsbewijzen van uw werk-nemers. U kunt daarbij denken aan kluisjes.
